秘書は、上司（主に企業の経営者や重役、部長など企業の重要な意思決定をする人）をサポートする。

具体的には、スケジュール管理、書類の作成や管理、電話や来客の応対、業務上の情報収集、会議の連絡・調整、出張の手配などが仕事。かなり細かな業務が多く、気配りや緻密さが求められる。また、突発事項も珍しくなく、柔軟性も必要になる。

上司の補佐役として、広範囲な仕事を行う秘書に求められるのは、迅速な事務処理能力や的確な判断力、機転の利かせ方だ。電話の取次ぎ一つをとってみても、TPOを考えての判断が必要になる。セールス電話をいちいち忙しい上司に回してはいけないし、郵便物は整理して上司の机におけばいいというものではない。常に上司に回すもの、伝える用件を取捨選択し、絞り込んでいかなければならない。

また、秘書は上司の代理で会合に出席したり、冠婚葬祭に赴いたりすることがある。よって、マナーや一般常識人としての素養、感覚も必要とされる。さらには、企業のトップの近くにいる時間が多く、企業の中枢事項や機密事項に触れる機会もあるので、機密保持は絶対条件となる。

これからは企業の海外進出や海外からの企業の進出がますます盛んになり、国際化が進むのは間違いない。したがって、語学力や欧米の接遇作法も身につけたい。能力や技量がアップすれば、転職やキャリアアップも可能になるし、よりよい待遇を期待できる。

なお、日本では特に秘書という職種で募集や採用をすることは少ない。会社に入った後、適性や資格を持っているかどうかを見て秘書業務に就かせるケースが多い。秘書を希望するならば、関連資格を取得するなど、入社前から準備しておくほうがよいだろう。

1級を頂点に準1級、2級、3級の4段階ある秘書検定で試される内容は幅広い。筆記試験は「理論」と「実技」の区分があり、それぞれの得点が60％以上で合格となる。「理論」では必要とされる資質、職務知識、一般知識が、「実技」ではマナー・接遇、技能が問われる。過去問題を数多くこなすなど、しっかり対策を立てておこう。

1級と準1級については面接試験もある。面接試験では、手の組み方や立ち方などの姿勢・体勢、会釈やしぐさなどの動作、表情などの明るさ、話し方、言葉遣い、身なりがポイントになる。